Guia da iubenda para a Diretiva de Denúncias da UE e nossa ferramenta exclusiva

Está com pressa? Pule para: Como funciona a Whistleblowing Management Tool da Iubenda.

A Diretiva (UE) 2019/1937, também conhecida como Diretiva de Denúncias, entrou em vigor em 16 de dezembro de 2019. Essa diretiva marcou o início de proteções mais rigorosas para aqueles que denunciam violações da legislação da UE em seu ambiente profissional. Ela exigia que os Estados-Membros alinhassem suas legislações nacionais, garantindo um nível de proteção adequado aos denunciantes em toda a UE.

Essa Diretiva enfatiza a importância de proteger os denunciantes e garante que as entidades disponham de canais adequados para denunciar violações da legislação da União.

Entenda a Diretiva de Denúncias da UE

Objetivo: seu principal objetivo é estabelecer um padrão e alinhar as legislações nacionais em toda a UE com relação à proteção de indivíduos que revelam violações da legislação da União.

Cronograma da implementação

• Adoção geral: os Estados-Membros da UE tinham até 17 de dezembro de 2021 para promulgar leis e regulamentos em conformidade com os requisitos da Diretiva.
• Disposições específicas para entidades de médio porte: a Diretiva estipula que o setor privado e as pessoas jurídicas que empregam entre 50 e 249 pessoas físicas têm até 17 de dezembro de 2023 para implementar um Canal de Denúncia Interna (IRC, na sigla em inglês).

Principais aspectos e objetivos da Diretiva de Denúncias da UE

• Amplo escopo de aplicação: a diretiva abrange diversas áreas, incluindo contratos públicos, serviços financeiros, lavagem de dinheiro, segurança de produtos e transportes, segurança nuclear, saúde pública, defesa do consumidor, proteção ambiental e muitas outras.
• Diversos canais de denúncia: recomenda-se que os denunciantes utilizem, primeiramente, os canais internos de denúncia dentro de suas organizações, mas caso esses canais não sejam eficazes ou possam levar a retaliações, é possível denunciar diretamente às autoridades nacionais competentes ou até mesmo fazer uma exposição pública em determinadas circunstâncias.
• Medidas de proteção: a diretiva estabelece que os Estados-Membros devem proibir qualquer forma de retaliação contra os denunciantes, incluindo demissão, rebaixamento de cargo, assédio e outras formas de tratamento injusto.
• Confidencialidade: a identidade dos denunciantes deve permanecer confidencial, a menos que haja consentimento expresso para a divulgação.
• Setor público e privado: A diretiva é aplicada no setor público e no privado. No setor privado, ela se aplica a entidades com mais de 50 funcionários, salvo se houver uma disposição especial para entidades com menos funcionários.
• Ônus da prova: se forem tomadas quaisquer ações adversas contra o denunciante, presumivelmente em retaliação a uma denúncia, o ônus da prova recai sobre a pessoa que executou o ato prejudicial, que deverá demonstrar que agiu por outras razões que não a retaliação.
• Suporte e assistência: os Estados-Membros são obrigados a fornecer informações, aconselhamento e até assistência jurídica gratuita aos denunciantes, a fim de garantir que tenham conhecimento de seus direitos e de que serão assistidos ao longo de todo o processo.

IMPORTANTE: a iubenda criou uma ferramenta exclusiva para ajudar você a gerenciar denúncias escritas, mas a Diretiva também exige que as empresas criem métodos de denúncia presencial e oral em seu canal interno (e forneçam as mesmas proteções aos denunciantes que a utilizam).

Whistleblowing Management Tool da iubenda 🚀

A Whistleblowing Management Tool da iubenda ajuda as empresas da UE a garantir a conformidade. Desenvolvemos nosso produto para simplificar o gerenciamento dentro das organizações, proteger os denunciantes e garantir que as empresas cumpram a lei de forma consistente.

Nossa ferramenta oferece um formulário de denúncia fácil de usar, para funcionários e outras partes interessadas, e permite que as empresas gerenciem todo o processo através de um dashboard intuitivo e completo.

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Como funciona

1. Ative a Whistleblowing Management Tool

No Dashboardda iubenda, basta clicar em “Ativar“

2. Incorporação

💡 Lembre-se de que um formulário claramente visível garante que qualquer pessoa que deseje denunciar possa fazê-lo facilmente.

Após a ativação, clique em “Incorporar” para integrar o formulário de denúncia e facilitar o acesso de funcionários ou outros possíveis denunciantes.

A seguir, nesta seção, você encontrará todas as opções para incorporar o formulário:

• Link direto: Use um link direto se desejar direcionar seus usuários diretamente ao seu formulário, em vez de usar uma janela modal. Copie-o e cole-o estrategicamente em seu site, intranet, política de denúncias ou onde mais precisar.

• Adicione um widget ao rodapé: Use o código fornecido para incorporar o formulário diretamente em seu site. Você pode optar por ter o botão branco, preto ou remover completamente o estilo. Basta copiá-lo e colá-lo no corpo do seu site, onde desejar exibir o botão. Quando os usuários clicam neste botão, o formulário será aberto em um modal.

• Incorpore o formulário no corpo: Incorporar o formulário diretamente no corpo da sua página integra-o como se fosse parte de seu site. Para isso, copie o snippet JavaScript e cole-o no HTML da página específica que você designou para essa finalidade.

• PDF para impressão com código QR: Ele serve como uma extensão offline do formulário online. Projetado para distribuição física. Basta imprimir o PDF e exibi-lo ou distribuí-lo conforme necessário. O PDF inclui um código QR que, quando digitalizado, direciona os usuários para o respectivo formulário de denúncia online.

⚠️ Dicas:

• o uso de um link direto garante que o formulário seja exibido de forma homogênea em diferentes plataformas.
• Certifique-se de que o formulário seja facilmente perceptível, independentemente do método de incorporação escolhido.
• Embora o rodapé do site seja recomendado para acesso universal, considere outros locais estratégicos com base na estrutura da sua organização.

Onde coloco o link de denúncia da iubenda?

Isso só depende de você. Mas a regra é o rodapé do seu site. É uma boa maneira de ser visto em todas as páginas.

3. Denúncias dos usuários

Uma vez ativada, os denunciantes podem optar por denunciar anonimamente ou fornecer sua identidade por meio do formulário incorporado em seu site. Eles podem especificar detalhes como o tipo de irregularidade ou conduta imprópria, fornecer uma data exatae descrever os fatos. Depois de concluído, basta clicar em “Enviar denúncia”.

Após o envio do formulário, os denunciantes receberão automaticamente um aviso de recebimento.

3.1 Nomeação de um Gestor de Denúncias

❗️ Nomeação direta por meio de nossa ferramenta

Nomeie um Gerente de Denúncias de forma eficiente e integrada em nossa ferramenta, tornando o processo mais simples e integrado. Isso elimina a necessidade de um formulário de nomeação separado.

Mensagem de acesso ao dashboard

Quando alguém sem as permissões necessárias tentar acessar o Dashboard de Denúncias, verá esta mensagem:

Etapas para administradores

1. Acesse para “Equipes”: essa opção pode ser encontrada na página “Informações de conta e pagamento” no menu suspenso superior direito.
2. Atribuir a função: clique em “+ Adicionar usuário” e escolha o membro da equipe para ser o Gerente de Denúncias, inserindo o respectivo endereço de e-mail.
3. Envie o convite: o membro escolhido receberá um e-mail para aceitar esta função.
4. Aceitação da função: uma vez aceita, eles poderão acessar o Dashboard de Denúncias.

Nota para administradores

Os administradores não podem ser Gerentes de Denúncia devido a restrições específicas da função. Isso garante uma separação clara de funções dentro da organização para melhor conformidade e gerenciamento.

4. Dashboard de denúncias

Quando um denunciante envia uma denúncia, o Gerente de Denúncias recebe imediatamente uma notificação por e-mail. O Gerente de Denúncias pode então acessar todas as denúncias no Dashboarde identificar rapidamente o status de cada uma.

No seu Dashboard de Gerenciamento de Denúncias você tem acesso total a todas as solicitações, com todas as informações necessárias — Data de Criação, Tipo, Denunciante, Status e um Ícone de Informações.

Ao clicar em uma denúncia, todas as informações da denúncia ficam visíveis. Isso permite que você resolva prontamente quaisquer problemas relatados, em deixar de garantir um canal seguro e confidencial para os denunciantes.

Nesse painel “Informações da denúncia”, você pode atribuir diferentes status, adicionar observações e ver o histórico completo de cada denúncia, o que ajuda a acompanhar as diferentes fases do processamento da denúncia.

O status de cada denúncia agora está visivelmente marcado, o que facilita o acompanhamento de cada denúncia no processo.

Confirmação de status passo a passo

• Revise antes de prosseguir: o Gerente de Denúncias deve revisar e confirmar o status atual antes de prosseguir. Isso garante que cada fase da denúncia seja tratada de forma adequada.
• Confirmação necessária: não é mais possível avançar sem confirmar o status atual. Isso adiciona uma camada extra de diligência ao processo.

Opção para deixar observações

• Adicionar contexto: os Gerentes de Denúncias agora podem deixar observações para cada status. Isso é ótimo para adicionar informações ou contexto, tornando o tratamento da denúncia mais transparente e informativo.
• Rastreamento fácil: essas observações ajudam a manter um registro claro das reflexões, ações e decisões tomadas em cada estágio.

Registro detalhado de cada denúncia

• Ordem cronológica: na parte inferior do modal de informações de cada relatório, você encontrará um registro detalhado. Esse registro lista todas as alterações de status em ordem cronológica.
• Histórico completo: esse recurso fornece um histórico completo da trajetória de cada denúncia ao longo do processo, facilitando a revisão e a compreensão das medidas tomadas.

Essas atualizações no gerenciamento de status e o acréscimo de um registro detalhado melhoram o processo geral de gerenciamento de denúncias. Eles proporcionam clareza, garantem a responsabilidade e facilitam a manutenção de um registro completo do processamento de cada denúncia.

Observe que cada status no processo de denúncia representa uma etapa específica. Veja o que eles significam e como gerenciá-los:

• Recebida: assim que uma denúncia for recebida, revise-a e avance para a próxima etapa. Lembre-se que no momento do envio, por padrão, o formulário online exibe um comprovante de recebimento para o denunciante. Para denúncias não anônimas, considere entrar em contato com o denunciante por escrito no prazo de sete dias.
• Admissibilidade → Admissível/Não admissível: sua tarefa inicial é avaliar a admissibilidade da denúncia. Se a denúncia cumprir os critérios definidos e for considerada admissível, prossiga com o seu processamento. Porém, se for considerada inadmissível, considere o processamento concluído. Para denúncias não anônimas, informe o denunciante.
• Processamento (relevante apenas se for admissível): depois de marcar uma denúncia como admissível, garanta um acompanhamento diligente. De acordo com a Diretiva de Denúncias, avance para a etapa seguinte e forneça uma resposta ao denunciante no prazo de 3 meses a partir da data de recebimento.
• Resposta fornecida (relevante apenas para denúncias não anônimas): após a conclusão das atividades de acompanhamento, compartilhe sua avaliação e as etapas subsequentes tomadas com o denunciante, se sua identidade for conhecida. Conforme estipulado pela Diretiva de Denúncias, forneça esta resposta no prazo de 3 meses após o recebimento.
• Processada: neste ponto, você já executou todas as ações necessárias, considerando a denúncia processada. Antes de considerar a exclusão, avalie se são necessárias etapas adicionais para acompanhamento complementar ou para finalidades internas.
• Informações excluídas: de acordo com a Diretiva de Denúncias, as denúncias devem ser retidas apenas pelo período necessário e proporcional para o cumprimento dos requisitos da diretiva ou de outros mandatos da legislação nacional ou da União. Nos casos em que a legislação nacional especificar requisitos de exclusão, garanta a conformidade. Tome cuidado ao excluir, pois esta ação é irreversível.

Recursos adicionais

Para ajudar os nossos usuários e aumentar a eficiência do gerenciamento de denúncias, preparamos um conjunto de materiais para download:

• 📜 Modelo de política de denúncia personalizável — A política de denúncia fornece um modelo básico para as organizações personalizarem, apresentando uma seção que permite a adição de um link para o formulário de envios online, além de oferecer flexibilidade de personalização para atender às necessidades exclusivas e ao estilo operacional da organização. Ela estabelece diretrizes claras, garantindo que a equipe saiba exatamente como proceder ao se deparar com comportamentos antiéticos ou ilegais.

• 👥 Modelo de nomeação: atribuição de responsabilidades – Preparamos um modelo de nomeação para a designação de uma pessoa ou departamento responsável por tratar das denúncias. Isso ajuda a simplificar o processo de denúncia e investigação, garantindo a responsabilização e que as questões sejam tratadas pelas pessoas mais capacitadas.