驴Tienes poco tiempo? Accede directamente a: C贸mo funciona la herramienta Data Subject Rights Management Tool de iubenda.
Gestionar las solicitudes de los interesados puede ser un proceso complejo, si bien es fundamental para garantizar la conformidad con la normativa mundial sobre privacidad, como el RGPD. Las solicitudes de los interesados son de diverso tipo, por ejemplo, de acceso, rectificaci贸n, supresi贸n, limitaci贸n del tratamiento, portabilidad de los datos y objeciones al tratamiento.
Para simplificar este proceso, hemos creado la herramienta Data Subject Rights Management Tool. Esta herramienta est谩 dise帽ada para agilizar todo el proceso de solicitud de los interesados, automatizar los flujos de trabajo y reducir el esfuerzo manual, de manera que se facilite la conformidad para ti y tu organizaci贸n.
Los derechos de los interesados
Los derechos de los interesados garantizan la capacidad de estos de ejercer sus derechos de privacidad. En esta l铆nea, el RGPD y otras normativas sobre privacidad conceden a los interesados derechos, como:
- Derecho de informaci贸n: Debes informar a los usuarios sobre la recogida y uso de sus datos.
- Derecho de acceso: Los usuarios tienen derecho a acceder a sus datos personales y a la informaci贸n sobre su tratamiento. Tambi茅n se le denomina solicitud de acceso del interesado.
- Derecho de rectificaci贸n: Los usuarios pueden solicitar la correcci贸n de datos inexactos o incompletos.
- Derecho de supresi贸n: Los usuarios pueden solicitar la supresi贸n de sus datos cuando ya no sean necesarios o si retiran su consentimiento.
- Derecho a la limitaci贸n del tratamiento: Los usuarios pueden limitar el tratamiento de sus datos en determinadas circunstancias.
- Derecho a la portabilidad de los datos: Los usuarios pueden obtener y reutilizar sus datos personales para sus propias finalidades en diferentes servicios.
- Derecho de oposici贸n: Los usuarios pueden oponerse a determinados tipos de tratamiento de datos, como el marketing directo.
- Derechos relacionados con las decisiones individuales automatizadas y la elaboraci贸n de perfiles: Los usuarios pueden optar por la autoexclusi贸n de las decisiones tomadas 煤nicamente mediante procesos automatizados.
Aunque las solicitudes de los interesados se utilizan normalmente para las solicitudes relacionadas con el RGPD, tambi茅n se aplican a otras leyes de privacidad, como las de Estados Unidos. Actualmente, nuestra herramienta admite solicitudes relacionadas con el RGPD, pero ampliaremos la compatibilidad con otros requisitos legales en pr贸ximas actualizaciones.
Para obtener informaci贸n m谩s detallada, consulta nuestras gu铆as completas:
Data Subject Rights Management Tool de iubenda 馃殌
Nuestra herramienta Data Subject Rights Management Tool est谩 dise帽ada espec铆ficamente para ayudar a las empresas a gestionar las solicitudes de los interesados de forma eficiente y eficaz. Simplifica el proceso de tramitaci贸n de solicitudes para garantizar que tu organizaci贸n siga cumpliendo las leyes de privacidad. Adem谩s, agiliza el proceso para los interesados, ya que les permite presentar solicitudes de manera clara y directa. En lugar de enviar correos electr贸nicos, los interesados solo tienen que hacer clic en el enlace del pie de p谩gina y rellenar un formulario.
Entre sus principales caracter铆sticas se incluyen:
- Configuraci贸n r谩pida: Activa f谩cilmente la herramienta Data Subject Rights Management Tool desde tu dashboard y coloca el formulario de solicitud donde sea necesario.
- Flujos de trabajo automatizados: Proceso guiado desde la presentaci贸n hasta la finalizaci贸n para que no se omita ning煤n paso.
- Cobertura total: Nuestra herramienta sirve para distintas solicitudes de los interesados, como las de acceso, rectificaci贸n, supresi贸n y portabilidad de los datos.
- Informes detallados: Ten acceso a detalles completos de cada solicitud.
- Acceso seguro por parte de los usuarios: Controla qui茅n puede ver y gestionar los datos de los derechos de los interesados.
- Registros transparentes: Mant茅n registros detallados de todas las acciones para la conformidad legal y 茅tica.
馃挕 驴A煤n no has utilizado nuestras soluciones? 馃憠 Genera tus documentos aqu铆.
C贸mo funciona
鈿狅笍 La herramientaData Subject Rights Management Tool est谩 incluida en el plan Ultimate y se activa en un solo clic. No necesita configuraci贸n.
1. Activar la herramienta Data Subject Rights Management Tool
Desde el dashboard de iubenda, haz clic en “Activar”.
鈿狅笍 Cuando hayas activado la Data Subject Rights Management Tool, haz clic en el bot贸n “Integrar”, dentro de la secci贸n de solicitudes de los interesados, para poder integrar el formulario. Si no lo haces, no podr谩s recibir ninguna solicitud de interesados. Mira a continuaci贸n c贸mo integrar tu herramienta Data Subject Rights Management Tool 猬囷笍
2. Integrar la herramienta
馃挕 Recuerda que disponer de un formulario claramente visible permite a los interesados presentar f谩cilmente sus solicitudes.
Tras la activaci贸n, haz clic en “Integrar” para colocar el formulario de solicitud.
En esta secci贸n te contamos todas las opciones para integrar el formulario:
- Enlace directo: Utiliza un enlace directo si quieres que los usuarios accedan directamente a tu formulario. C贸pialo y p茅galo en un lugar estrat茅gico de tu sitio web, de tu intranet o donde lo necesites.
- Widget al pie de p谩gina: Utiliza el c贸digo proporcionado para integrar el formulario directamente en tu sitio web. Puedes elegir que el bot贸n sea blanco o negro, o bien eliminar por completo el estilo del formulario. Solo tienes que copiarlo y pegarlo en el cuerpo de tu sitio web donde quieras mostrar el bot贸n. Cuando los usuarios pulsen este bot贸n, el formulario se abrir谩 en una ventana modal.
- Formulario integrado en el cuerpo de la p谩gina web: Al colocar el formulario en el cuerpo de tu p谩gina web se integra como parte de tu sitio web. Copia el c贸digo de JavaScript y p茅galo en el HTML de la p谩gina concreta que quieras utilizar para tal efecto.
驴D贸nde pongo el enlace al formulario de solicitud del interesado?
Depende totalmente de ti, pero por lo general se coloca en el pie de p谩gina del sitio web. De esta manera, se ve desde todas las p谩ginas.
3. Presentaci贸n de la solicitud
Los interesados pueden ejercer sus derechos de privacidad con la herramienta Data Subject Rights Management Tool de iubenda siguiendo estos pasos:
- Rellenar el formulario de solicitud con el nombre completo, la direcci贸n de correo electr贸nico y, si procede, los datos de la persona a la que representa.
- Seleccionar el pa铆s y el tipo de solicitud (como acceso, rectificaci贸n, supresi贸n, portabilidad de los datos, limitaci贸n del tratamiento, oposici贸n o cuestiones relacionadas con decisiones automatizadas). 馃憠 M谩s informaci贸n sobre los derechos del RGPD
- Exponer con claridad la solicitud en el campo correspondiente.
- Hacer clic en “Enviar solicitud“.
Cuando los interesados env铆en su solicitud, ver谩n un mensaje que dice: “Tu solicitud se ha enviado correctamente“, lo que significa que has recibido su solicitud y empezar谩s a tramitarla.
Si necesitan enviar otra solicitud, pueden hacer clic en el bot贸n “Enviar otra solicitud“.
3.1 Designaci贸n de un gestor de solicitudes de los interesados
鉂楋笍 Cita directa a trav茅s de nuestra herramienta
Designa a un gestor de solicitudes de los interesados de forma eficaz y fluida dentro de nuestra herramienta, para lograr que el proceso sea m谩s fluido. De esta manera, se elimina la necesidad de disponer de un formulario de designaci贸n espec铆fico.
Mensaje de acceso al dashboard
Cuando una persona sin los permisos necesarios intente acceder al dashboard de gesti贸n de solicitudes de los interesados, ver谩 este mensaje:
No tienes los permisos necesarios para acceder a esta herramienta.
El acceso al dashboard de gesti贸n de solicitudes de los interesados solo puede utilizarse por los gestores de solicitudes de los Interesados.
Si necesitas acceder a este dashboard, ponte en contacto con el administrador de la cuenta para solicitar la funci贸n de gestor de solicitudes de los interesados. Para los administradores, la gesti贸n de las funciones puede realizarse en la secci贸n “Equipos” situada en la p谩gina “Cuenta y facturaci贸n”.
Pasos para administradores
- Acceder a “Equipos”: Se encuentra en la p谩gina “Cuenta y facturaci贸n“, en el men煤 desplegable superior derecho.
- Asignar la funci贸n: Haz clic en “+ A帽adir usuario” y, a continuaci贸n, elige al miembro del equipo adecuado para ser gestor de solicitudes de datos introduciendo su direcci贸n de correo electr贸nico.
- Enviar la invitaci贸n: El miembro elegido recibir谩 un correo electr贸nico para aceptar esta funci贸n.
- Aceptar la funci贸n: Una vez aceptada, se puede acceder al dashboard de gesti贸n de solicitudes.
4. Dashboard de solicitudes del interesado
Cuando un interesado env铆a una solicitud, recibir谩s una notificaci贸n por correo electr贸nico, e incluso una serie de recordatorios si no se ha actualizado el estado, con el fin de cumplir el plazo de respuesta legalmente exigido. La solicitud aparecer谩 en tu dashboard, junto con la fecha de env铆o y los detalles de la solicitud(fecha de creaci贸n, tipo, asunto, estado y un icono de detalles).
Desde este panel de “Detalles de la solicitud“, tienes la posibilidad de asignar distintos estados, a帽adir notas y ver el historial completo de cada solicitud, lo que te ayudar谩 a realizar un seguimiento de las distintas fases de tramitaci贸n.
El estado de cada solicitud est谩 claramente marcado, lo que facilita el seguimiento de la situaci贸n de cada solicitud en el proceso, a fin de llevar un control del progreso y de garantizar que las respuestas se ofrezcan de manera oportuna.
Confirmaci贸n de estado paso a paso
- Revisar antes de tramitar: El gestor de solicitudes de los interesados debe revisar y confirmar el estado actual antes de pasar al siguiente. De esta forma se garantiza que cada fase del proceso se gestione adecuadamente.
- Confirmaci贸n necesaria: Ya no es posible avanzar sin confirmar el estado actual. As铆 se refuerza la diligencia del proceso.
Opci贸n de dejar notas
- A帽adir contexto: El gestor de solicitudes de los interesados ahora puede dejar notas para cada estado. Estas notas permiten a帽adir detalles o contexto, por lo que que la gesti贸n de la solicitud es m谩s transparente e informativa.
- Seguimiento sencillo: Estas notas ayudan a mantener un registro claro de los pensamientos, acciones y decisiones tomadas en cada etapa.
Registro detallado de cada solicitud
- Orden cronol贸gico: En la parte inferior del apartado de detalles de cada solicitud, encontrar谩s informaci贸n al respecto. En este registro se incluyen todos los cambios de estado en orden cronol贸gico.
- Historia completa: Esta funci贸n proporciona un historial completo del recorrido de cada solicitud a trav茅s del proceso, lo que facilita la revisi贸n y comprensi贸n de las medidas adoptadas.
Estas actualizaciones de la gesti贸n del estado y la incorporaci贸n de un registro detallado mejoran el proceso general de gesti贸n de solicitudes. Aportan claridad, garantizan la rendici贸n de cuentas y facilitan el mantenimiento de un registro exhaustivo de la tramitaci贸n de cada solicitud.
Ten en cuenta que cada estado en el proceso de solicitud representa una etapa espec铆fica. Te presentamos lo que implican y c贸mo gestionarlas:
- Recibida: Se ha recibido esta solicitud. Es necesario pasar al siguiente paso lo antes posible. Recuerda que debes contestar al remitente en el plazo de un mes desde la recepci贸n de la solicitud.
- En tr谩mite: Ha llegado el momento de tramitar la solicitud. Durante esta fase, puedes pedir informaci贸n adicional al remitente para verificar su identidad o para poder contestar a la solicitud. Recuerda que debes contestar al remitente sin demora indebida y, en cualquier caso, en el plazo de un mes a partir de la recepci贸n de la solicitud. Si necesitas m谩s tiempo para tramitar completamente la solicitud o decides no dar curso a la misma, debes informar al remitente de los motivos dentro del mismo plazo.
- Comentarios: Has tramitado la solicitud y ahora es el momento de responder y proporcionar informaci贸n sobre las medidas adoptadas. Recuerda que debes contestar al remitente sin demora indebida y, en cualquier caso, en el plazo de un mes a partir de la recepci贸n de la solicitud.
- Tramitada: Has realizado todas las actividades necesarias y esta solicitud puede considerarse satisfecha. Antes de eliminar los datos, comprueba si debes tomar alguna medida m谩s para el seguimiento de la solicitud o para fines internos.
- Informaci贸n eliminada: Una vez satisfecha la solicitud, puedes decidir eliminar la informaci贸n facilitada a trav茅s del formulario. Ten en cuenta que se trata de una acci贸n permanente, as铆 que debes analizar detenidamente si quieres eliminar esta informaci贸n, ya que podr铆a haber motivos legales v谩lidos para conservarla.
馃挕 Con la herramienta Data Subject Rights Management Tool de iubenda, gestionar las solicitudes de los interesados nunca ha sido tan f谩cil. Cumple la normativa, ahorra tiempo y reduce el esfuerzo manual con nuestra soluci贸n automatizada y f谩cil de usar.